Planlegging
1. Sett sammen en prosjektgruppe og utnevn en prosjektansvarlig som skal
lede arbeidet med messedeltagelsen.
2. Definer målene for messedeltagelsen. Dette kan omfatte lansering av et nytt produkt, merkevarebygging, økning i salgsvolum, innsamling av leads, eller å møte målgruppen ansikt til ansikt.
3. Formuler realistiske målsettinger når det gjelder antall innsamlede leads, salg, befaringer, og lignende.
4. Sett opp et budsjett som inkluderer kostnader for standleie, personell, overnatting, reise,
servering og andre nødvendige utgifter.
5. Bestem hvilke produkter, tjenester og priser som skal profileres under messen.
6. Planlegg metoder for innsamling og oppfølging av kunder og leads.
7. Design en iøynefallende stand som fremhever budskapet deres og tiltrekker besøkende.
8. Planlegg aktiviteter som harmonerer med budskapet. Publikum liker interaktive opplevelser
og å prøve nye ting.
9. Utvikle en strategi for hvordan leads skal samles inn og navn på potensielle kunder noteres.
10. Avklar ansvar for hvem som skal følge opp leads etter messen, og hvordan dette skal gjøres.
11. Definer rollefordeling på standen, hva personalet trenger å kunne, og hvordan de skal fremstå for besøkende.
12. Lag en detaljert tidsplan for messen, inkludert frister og ansvarlige personer, fra opprigg til nedrigg.
13. Send ut invitasjoner til alle kontakter gjennom sosiale medier, nettsider, og i fysiske butikker.
14. Informer om deltagelsen gjennom annonser i messeaviser, lokalaviser, innlegg på sosiale
medier og egne nettsider.
Gjennomføring
1. Følg den utarbeidede kjøreplanen under opprigg, messedager, og demontering.
2. Hold standen ryddig og innbydende gjennom hele arrangementet.
3. Oppretthold motivasjon og lagånd blant standpersonalet ved å starte dagen med inspirerende morgenmøter.
4. Vis engasjement for publikum. Stå oppreist mest mulig, vær tilgjengelig, og unngå å bruke for mye tid
med kolleger.
5. Still åpne spørsmål, lytt nøye, og avklar kundens behov. Opptrer som en rådgiver ved å tilby løsninger
som dekker kundens krav.
6. Innsamling av leads og interessenter skal foregå etter den avtalte metoden.
7. Evaluer dagens resultater i forhold til målene hver kveld, og belønn teamets innsats.
Oppfølging
1. Prioriter oppfølgingen av kunder og leads i henhold til viktighet.
2. Husk 5-dagersregelen: Ta kontakt med alle interessenter innen en uke via telefon, e-post,
tilbud, eller møteavtaler.
3. Utform en langsiktig oppfølgingsplan med nødvendige tidsintervaller, som 3, 6, og 9 måneder frem i tid.
4. Mål og evaluer resultater av messedeltagelsen. Hva fungerte godt, hva kunne vært bedre,
og hva blir neste skritt?
5. Dokumenter alle funn i en detaljert messerapport for fremtidig referanse